Site Müdürü

GÖREV TANIMI VE ÇALIŞMA TALİMATI

İstanbul İli, Ataşehir İlçesi Küçükbakkalköy Yolu No: 1 adresinde bulunan Şekerevler Sitesi Yönetim Kurulu Üyeleri ile Site Müdürü Ali YAĞIZ arasında yapılan Kat Mülkiyeti Kanunu, İş Kanunu ve diğer mevzuat hükümleri çerçevesinde hazırlanan görev tanımı aşağıda belirtilmiştir.

A. NİTELİKLERİ

Site müdürü; insan ilişkilerine ve iletişime önem veren, ekip çalışmasını başarının odak noktasında gören, analitik düşünce ve sistematik yaklaşımlar ile kararlara ulaşmayı prensip edinmiş, sorunların hızla ve mutlaka çözülmesi yönünde konulara yaklaşan, kurumsallığa özen gösteren, zaman, plan, ilkeler ve prensipler konusunda hassas ve titiz tavırları olan, genel olarak lider-yönetici çizgisinde hızlı kararlar alabilen ve değişim yaratılması için sürekli arayış içerisinde olan bir görev politikası izlemelidir.

B. SORUMLULUKLARI

  1. Görevlerin yerine getirilmesinde Şekerevler Sitesi Yönetim Kuruluna karşı sorumludur.

  2. İdari ve özlük hakları bakımında Şekerevler Yönetim Kurulu Başkanına bağlıdır.

  3. Çalışma saatleri; hafta içi 09.00 – 18.00, cumartesi günleri 09.30 – 14.00’dir.

  4. Şekerevler Sitesi İşletmesinde, kendisine bağlı birimlerin sorumluluk sahası içinde işletme verimliliğini, sürekliliğini ve iş güvenliğini sağlamaktan sorumludur.

  5. Şekerevler Sitesi adına site sakinleri ile iletişim kurma, sorunları tespit etme ve yönetim kurulu toplantı gündemlerine aksettirmekten sorumludur.

  6. İşletme kurallarına ve görevlendirmelere uymayan, iş kanunu aksine davranışlarda bulunan ve iş verimliliği yetersiz olan personel ile ilgili belge tanzim ederek gerekli disiplin ve işten çıkartma uygulamalarını site yönetim kuruluna aktarmaya yetkilidir. İşten çıkartma uygulamalarında Şekerevler Sitesi Yönetim Kurulu onayına tabidir.

  7. Kamu kurum ve kuruluşları ile özel şirketlere karşı temsil yetkisi kullanır. Görüşmeler yapar, yetkisi dahiline kararlar verir.

  8. Şekerevler Sitesi kararlarında belirtilmiş miktarlarda para kullanır, harcama yetkisi dışında kalan meblağlar için teklif toplayarak değerlendirilmesi için Şekerevler Sitesi Yönetim Kurulunun toplantı gündemine aldırır.    

  9. Sitede yapılacak işler ile apartman görevlilerinin günlük / haftalık / aylık v.b. çalışma planlarını, iş planına uygun görevlendirmeleri yapar iş ve işlemleri takip ederek sonuçlandırılmasını sağlar.

  10. Her mesai başlangıcında sitenin günlük iş planlarını gözden geçirir, plan dışı gelişen durumların plana girdisini sağlayarak görevlendirmelerin uygunluğunu kontrol eder.

  11. Site içindeki hizmetlerin 24 saat aksaksız yürütülmesini sağlamak ve meydana gelebilecek muhtemel aksaklıkları gidermek maksadıyla ile Şekerevler Sitesi Yönetim Kuruluyla koordineli olarak gerekli tedbirleri alır. 

  12. Sitede meydana gelebilecek emniyet olayları, genel sağlık tehditleri veya acil durumlarda genel kontrolü elde bulundurarak yetkililere bilgi verir.

  13. Site sakinlerden gelen görüş ve önerileri yazılı olarak alır. Görüş ve önerileri değerlendirerek yönetim kurulunu bilgilendirir. Yapılması gereken işlem sonrasında ilgili site sakinine yazılı bilgi verir.

  14. Site içinde görevlendirilecek kişi/kişilere çalışma prosedürü ve iş güvenliği ile işletme konularında bilgilendirir.

  15. Apartman görevlilerinin yaptığı çalışmaları denetler. Temizlik, yüzme havuzu ve bahçe düzenlemesi ile ilgili çalışmalarını kontrol eder.

  16. Çalışanlara ait tüm tahakkuk ve diğer kanuni işleri yürütür ve takip eder.

  17. Çalışanların özlük haklarına ilişkin işlemlerin; iş kanununa uygun olarak yürütülmesini ve uygulanmasını sağlar.

  18. İşçi sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili gerekli eğitimleri verdirir ve emniyet tedbirlerini aldırır.

  19. Personelin kılık kıyafet ve iş disiplininin takibini yapar.

  20. Hizmet faaliyetlerinde kullanılan araç, gereç ve donanımın bakımlı, işletmeye hazır, ve yeterli sayıda olması için kontrollerini yapar, kayıtlarını tutturur.

  21. Site içinde bulunan demirbaş malzemenin ana sorumlusudur.  Malzemelerin niteliklerine göre demirbaş kaydına girmesi gerekenleri kayda alır. Demirbaş kaydına girmiş olan malzemelerin amacına uygun olarak kullanılmasını sağlar, kullanılmayacak durumdaki demirbaş malzemenin kayıttan düşülmesi için yönetim kuruluna teklifte bulunur.

  22. Site yönetimimin mal varlığına girmiş olan yedek parça ve sarf malzemesinin fatura bilgilerine göre depo kayıtlarını tutar. Sarf malzemesinin, iş planlarına uygun olarak yapılmasını denetler.

  23. Görevini sırasında tasarrufu göz önünde bulundurur, yıllık işletme projesinde belirlenen bütçenin dışına çıkmaz.

  24. Her hafta cuma günü site yönetim kurulu üyelerine, haftalık faaliyet raporunu yazılı olarak sunar, ayrıca haftalık raporu site web sayfasında yayınlar.

  25. Site müdürlüğünde bulunan her türlü evrak kayıt, takip işlemlerinin kurallara uygun ve sistemli bir şekilde işleyişini takip eder. Arşiv ve dokümantasyon işlemlerinin kurumsal bir anlayış içinde yürütülmesinden sorumludur.

  26. Her hafta, Perşembe günü yapılacak olan yönetim kurulu toplantı gündemini oluşturur, toplantı salonunun düzenlenmesini sağlar, kurulun alacağı kararları uygulamaya koyar.

  27. Site yönetimine resmi makamlardan gelen evrakları takip eder, işlem gerektirenler ve cevap verilmesi gerekenler için yönetim kurulu başkanı ve üyelerine bilgi verir.  

  28. Tahmini işletme bütçesinin hazırlanmasını sağlar ve yönetim kuruluna bilgi sunar.

  29. Site yönetim kurulu başkanı tarafından verilen diğer görevleri yapar.

  30. Sitedeki, güvenlik, temizlik, teknik, bahçe, yüzme havuzu ve diğer işlerin kontrolünden ve verimli bir şekilde çalışmasından sorumludur.

  31. Kat malikleri tarafından ödenen aylık aidatları takip eder ödemeyenleri ikaz eder. Gerektiğinde ihtar mektubu gönderir, sonuç alamazsa yönetim kuruluna bilgi verir.

  32. Toplanan aidat ve su paralarını güvenli bir şekilde site yönetiminin banka hesabına yatırılmasını sağlar. Fon ya da vadeli mevduat hesaplarında değerlendirir.

  33. Her üç ayda bir site gelir-gider tablosunu (Bilanço) düzenler ve işletme defteri ekinde evraklarla birlikte denetleme kurulunun görüşüne sunar.

 C. PERFORMANS GÖSTERGELERİ 

  1. Yönetimce başlatılmış olan projelerin gerçekleştirilmesindeki etkinliği.

  2. Kronikleşmiş sistem hatalarının tespit ve çözülmesi.

  3. Site sakinleri ile uyum ve işbirliği.

  4. Sorunların çözümünde beceri ve yeterlilik.

  5. Apartman görevlilerini sevk, idare ve motive edebilme kabiliyeti.

  6. Faaliyetlerin raporlanması.

  7. Çalışan memnuniyeti, personel devamsızlığı ve benzeri personel göstergeleri.

24 Şubat 2015

 

Şekerevler Görev tanımı Nr. 2 Site Müdürü

 

Düzenleme Tarihi 9.3.2014

 

Rev. 0

 

Rev. Tarihi Sayfa 1/3